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参透email玄机和陷阱公司政治与组织生态

发布时间:2021-01-21 03:20:04 阅读: 来源:线缆挤出机厂家

转发、密送的玄机和陷阱随着全球化进程的不断深化,各大企业全球扩张,地方企业全国分布。电子邮件以其实时、可靠、快捷、方便存档等特性越来越成为企业中流行的沟通方式。电子邮件也因此承载了企业中的人际关系、职场政治、商业谋略。

电子邮件是如何以其独特的沟通特点成为现代组织中的主要通讯手段,又是如何在层级组织中反映了人与组织的关系,组织中的个体又该如何看待电子邮件带来的新挑战并适应之?北大国际M BA2010届在职班的诸位同学对这些问题进行了圆桌探讨和辨析。

电子邮件,亦是展现公司政治和组织生态的大舞台。透过这一公司组织生活的重要行为,从组织行为学的视角,剖析邮件文化所蕴涵的企业组织生态。

大踢皮球 互相推诿

电子邮件成为推脱工作和责任的工具似乎就是所谓“邮件文化”的精髓。

推脱责任的邮件大战有害无益,浪费资源,最佳办法莫如大Boss直接出面,指明工作负责人,平息事态。如果遇到那种凡事喜欢以“我们”为主语以示团队精神的领导,那事情大抵就落个不了了之的下场。

现在组织以分工明确、权责分明为目标,以最大程度避免踢皮球现象的产生。事实上,分工越明确,发生突发状况时的冗余度和灵活性也就相应降低。此时,最常见的就是邮件中卖弄各种斗争技巧,过分之时,来回转的邮件串足以搞成冰糖葫芦。

但是,如果深谙此中三昧,反其道而行之亦有成效,比如这个“反客为主”的实战案例:某经理被分配一个跨团队的项目,他手中没有直接资源,无钱无权,无人搭理,召集会议无人有空。该经理于是以邮件为主要工作手段,积极制定工作进度表,用群邮件形式发送每一次任务,同时用群邮件形式检查任务的完成情况。当然每一封都C C (转发)相关人士的直属上司,而一旦某人单独回复邮件推脱工作,他必定以群邮件的形式回复,这样就把所有人的工作态度暴露在聚光灯下,使得对方无可拒绝,只能接受。

此外,邮件文化盛行于外企,国际化背景更增加了电子邮件的复杂性。一群来自五湖四海的人们,为了五斗米,不得不操着各种水平的英文试图沟通。有些企业欣赏短小的邮件,有些企业却养成了长篇大论的习惯。把沟通的技巧夸大,而忘记了沟通的目的,过于看重技术手段,总属于下策。

立此存照 秋后算账

邮件文化中最为声名狼藉的正是这一点:无论多么小的事,无论是当面说还是电话说,总之必定要邮件确认给你,意思就是“立存此照,秋后算账”。这种行为有两种目的:一是攻击,二是防御。

攻击的方式很简单,假设A在邮件中承诺在某个D eadline之前提交报价文件,那么万一迟了,B可能就会把承诺邮件当作把柄来攻击A。假设C在邮件中写错了某个细节,D可能委婉但尖刻地指出“这种弱智的错误将影响公司的专业形象”或“客户不喜欢不注意细节的供应商”。当然,被抄送的那些人才是最重要的观众。

一边称兄道弟,一边搜集证据———此种现象的流行必然导致人人自危,结果就是每个人都花很多额外的时间注意措辞、细节,唯恐留下任何把柄。

而防御则是电子邮件的主要用途之一。害人之心不可有,防人之心不可无,电子邮件不仅具有“可存档性”,还有来源唯一性,而且方便检索。这些优点都是纸质、语音和视频文件无法兼顾的。因此,电子邮件在商业合作中可以等同于签字文件,具有法律效力。找工作时,电子邮件确认O ffer视为正式接受;回复供应商的预算邮件视为接受价格;电子邮件接受媒体采访视为同意公开言论,等等。

因此邮件必须谨慎,电话中跟供应商说好了价格,必须邮件确认;某件工作被取消了,必须邮件确认原因和责任人。否则,时过境迁,你如何去寻找消失在空气中的声音?你又如何不让自己牵连在内?“立此存照”,也是邮件“积极防御”的战略价值。

以下犯上 挟天子令诸侯

2006年,久经沙场的职场老兵、EMC大中华区总裁陆纯初最终因为和“史上最牛女秘书”之间的“邮件门”事件惊动上层而离职。如果不是企业电子系统中有包括高层的所有人的邮件地址,从而给“以下犯上”提供了便捷渠道,我们很难想象一个小小的秘书怎能扳倒一位大区总裁。

电子邮件具有一个独特之处:受者被动性。电话就不同,必须对方愿意接通才能传输内容。而电子邮件的接受者,却只能被动接受,无法预测,无法拒绝。因此,利用邮件进行宣传被叫做“推送”内容,可以打破地域和层级的限制,让每个人至少在技术上都有可能发出自己的声音,此外邮件的即时性也会强化事件的影响。不过一体两面,邮件的这一特性也让“一时冲动”的行为无可挽回。

简而言之,通过电子邮件接触到企业高层的成本非常低。商场斗争本就激烈,越方便的武器越给力。由于电子邮件,从前远远被隔绝于实质性权力斗争之外的中低层员工也有可能卷入其中,甚至占有重要戏份。而这种以下犯上的行为更加不可预测和防范,这使公司的斗争更加复杂。

此外,组织管理技巧中获得额外权力的一个方式就是所谓“往上报”,邮件的易到达性、群发、受者被动性等等特质正是挟天子以令诸侯的利器。

不过,企业本身也不是被动的受害者。企业在使用电子邮件的同时也注意防御和逆袭,邮件安全已经是每个企业负责人重视的问题。随着“以下犯上”等新情况的出现,企业也在不断加固自己的防线:

第一,很多公司在技术上控制不同级别的人是不能被添加进发送列表,没有相应权限无法进行转发所有人的设定。

第二,很有可能,员工发出的所有邮件,经后台处理都会自动密送给相关管理者。在某些敏感领域的行业会有公司采用此类防御手段。

第三,外企公司,尤其是上市公司,有萨班斯法案的约束,所以基本所有经过服务器的邮件都会做存档,所有邮件都会有据可查,并且邮件中的敏感词会受到相应的关注和锁定。

转发、密送的玄机和陷阱

转发也叫CC,是电子邮件的特色。很少人会把文件复印几十份四下散发,电话录音更不便传输,而电子邮件,则可以把一封邮件轻易转给别人,譬如转发供应商的邮件给老板,转发老板的邮件给同事。但是转发也可能很危险:

某企业北京分部的人力资源总监对总部签约的猎头公司服务一直抱怨,但是无法说服总部,无奈之下只得组织了一场会议讨论整改方案。会后,他把会议记录发给了猎头公司的少数人,希望能看到进步。事情至此,一切正常。但是半个月后,总监收到总部转回的邮件,居然就是这一封!事态诡异,总监经过调查发现:猎头公司的一个员工在进行整改时向该企业上海分部的人求助,他直接转发了原始邮件,没有删除会议记录及邮件正文。而上海分公司的同事并非善茬,想借此机会打击北京分部,并在总部前卖乖,于是将邮件完整转发给了总部,意思是:总部请看北京分公司的人能力不行,请了这么差的猎头公司。上海分公司的人并不知道正是总部的人签下了猎头公司。总部看到邮件,反而认为该总监积极帮助猎头公司整改的态度值得肯定,为了表示总部的友好态度,该邮件又转回到总监手中。这一串转发,阴差阳错夹着职场斗争。所以,转发时请千万把屏幕拽到底,看看最原始的那一封,该不该被对方看到。

密送又叫BCC。这一种功能的设置有种腹黑之嫌,或者参透了人性的阴暗。密送很多时候用于设定陷阱:A写一封邮件给B,但密送了老板。B的回复也会被老板看到。而B并不知道老板在看,他的邮件内容一定要比知情的情况下更直接、更坦白。密送也可以用于另一种情况:老板希望某员工知道某项目的情况,但是以他的级别不适宜出现在抄送列表里。

因为每个人都可以随手密送谁,也可能被密送,因此,CC或BCC的时候一定要想清楚所写的内容是否可以在未来的某个时候被所有人看到,因为没有人可以保证收件人会不会把此封邮件发给所有的人。

这两大功能在使电子邮件推进公司斗争的过程中起到了重要作用。尽管以事情的结果反推电子邮件是罪魁祸首从逻辑上讲不正确,但其他通讯方式的大规模杀伤效果不会如此可观。

沟通工具

目前,很多跨国公司采用“分布式办公”,在全球各地都有分支,并使用电子邮件作为主要通信手段。而基于项目组建临时团队的“项目管理制”的流行更使人们必须随时准备好跟陌生人沟通协作。没有面对面的礼貌约束,人们通常更易在电子邮件中表露真实观点。

正因邮件的方便易用才使它成为公司中的主要沟通工具。如果企业组织复杂,沟通成本高,就需要邮件这个方式来降低沟通成本。

此外,现代企业对职权清晰度的要求需要人们随时存档。对企业来说,都会面临审计,敏感部门的工作内容都要存档,电子邮件亦降低了记录和保存的成本。

电子邮件带来的沟通成本降低在企业全球化进程中多少起到了推动作用,方便了国际团队建立,确保了信息的时共享。如果没有电子邮件,那么一个团队中的美国人和中国人将为了共同开一个电话会议度过多少深夜或凌晨。

只是手段

不过,国际化的背景下,文化和价值观的冲突与商业利益交织,使电子邮件成为公司内部政治斗争的载体,几乎也是宿命。

电子邮件是公司政治的利器,但几乎所有一对多的沟通方式——— 譬如内部即时通讯、内部论坛等,都会出现这种情况。电子邮件仅仅因为目前最为常用而具有较高的曝光率。即使没有电子邮件,人们也会寻求其他方式,而未来或许会随着科技进步而选择其他沟通渠道。

邮件文化的负面作用,和企业文化缺乏信任以及信仰不无关系。邮件只是工具,类似于放大器,如果组织内部本身充满着勾心斗角,那么在各种沟通工具上的政治斗争都会非常激烈,邮件也必然成为一个有力的斗争工具。

信用载体

邮件是信用的载体。现代商业社会强调信用体系,无论是高层还是职场新人,都必须在邮件这一载体上建立和维护自己的职场信用。

所谓“科技以人为本”,科技永远解决不了人和人之间的冲突问题,邮件文化的根本最终还是人和人之间的问题。减少办公室政治的根本是调高人和人之间的信任度,改善人和人之间的关系,不是人和工具之间的关系。

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